ウェブメールで取り入れられる量に注目|嬉しい機能が満載

専用ソフト不要のメール

外出先でもメールが読める

メール

さまざまな業務連絡の手段として使われるメールには、一般的なメールソフトを介して読み書きや管理を行う方式の他に、メールソフトが不要なウェブメールがあります。
メールソフトはビジネスシーンでも不可欠のツールとして長く利用されてきましたが、インターネットブラウザで読み書きできるウェブメールの登場によってその状況に変化が訪れました。
一般的なメールは受信用にPOP3という転送プロトコルを使用し、送信する際にはSTMPのプロトコルが使われています。
それらを制御してメールの送受信を行うのがメールソフトですが、ウェブメールはメールをインターネット上のサーバーに置いたままブラウザ上で読み書きできるため専用ソフトが不要なのです。
専用ソフトを使用してメールを受信する場合はサーバーから端末にダウンロードされるため、その端末でないとメールを読むことができません。
ウェブメールはIDとパスワードでログインさえすればどの端末からでもメールを読むことができる仕組みで、外出先からスマートフォンを使ってメールをチェックすることも可能なのです。
このようなウェブメールは個人の間でも無料のフリーメールが広く利用されていますが、企業がビジネス用途で使用するにはセキュリティなどの面で不安もあります。
その点で有料の法人向けウェブメールサービスはフリーメールよりも強固なセキュリティに守られており、ウィルスや迷惑メール対策なども万全です。
メール管理も一般のメールソフトに劣らず機能が豊富で、アドレス帳管理やファイル管理機能を備えたウェブメールサービスも少なくありません。
社内の業務連絡や顧客との連絡手段にメールを頻繁に利用している企業では、外出の多い社員ほどウェブメールの恩恵が大きいものです。
社外で活躍する社員がいつどこにいても手軽にメールをチェックできる環境にあれば、ビジネスチャンスを逃さない機動力も最大限に発揮されるのです。

安全性への配慮

メール

企業向けのウェブメールには大変多くの種類があります。
この中から自社のニーズに合ったサービスを見つけ出すためには各ウェブメールの持つ機能を検証してみる事が重要です。
企業向けのウェブメールに必要とされる重要な要素としてはセキュリティーが挙げられます。
これは社外とのコンタクトで不特定多数とのやり取りを繰り返すので、事前に不要なメールを排除する必要があります。
これは業務時間を短縮するだけではなく、ウイルスなどが添付されたメールを排除し社内のインフラを守る意味もある機能です。
その為、ウェブメールを選択するときには不要な社外からのメールを選別できる機能が必要です。
その為、特殊なフィルターが利用できるサービスを見つける事がポイントとなります。
また、企業によってはメールの送信で音声や動画などを添付する事が必要です。
この際には大容量のファイルを添付する事になるので、この用途に対応できる機能を持つウェブメールである事が必須です。
そして、企業によっては海外とのコンタクトが多いケースも見られます。
この際には外国語に対応しているだけではなく、海外で利用されている各種のフォーマットに対応している事も求められるのです。
その為、ウェブメールにおいては画像や動画などの添付ファイルのフォーマットという点にも注意しておく事が必要になるのです。
故に、企業でウェブメールを活用する時には安全性に配慮し、これら自社のニーズに対応できるサービスを見つけることが大事です。

効率的かつ安全に

メール

社内における社員同士の連絡手段として、近年では内線電話以上にメールの存在感が大きくなっている。
企業においても、メールによる連絡手段を効率的かつ安全に行うためのインフラ整備が進められるようになってきた。
そのような中で導入されてきているのが「ウェブメール」と呼ばれるものである。
ウェブメールは自社が保有していたり、レンタルしているサーバーに搭載している機能の1つでもある。
そのため、一般的には社員個人の情報が登録されるだけで使用できるようになり、非常にシンプルなものとなっているのが特徴である。
導入するウェブメールの種類によっては、スケジューラー機能や投票機能などがついているものもあり、ビジネスシーンにおいては非常に強力な味方になるものに進化してきているのも特徴である。
スケジュール帳やテレビ会議システムの出番が少なくなるほどにまで充実した機能があるのだ。
社内でメールを利用するにあたって非常にネックになる問題点は、「社内の機密情報や顧客情報が誤って外部に送信されることによって流出しないか」というところである。
情報漏洩は企業にとってはある意味最大のリスクである。
それを回避する手立ては必要である。
ウェブメールは自社サーバーを通じることによって、社内にのみ送信することができるという機能もある。
やむを得ず外部の業者などに送信する場合においても、セルフチェックシステムやメール監視システムの機能を有するものであれば、外部への送信について牽制することも可能である。
このように、もはやメールなしではビジネスは成り立たなくなってきているのが現状である。
企業は、効果的なメールの導入を本格的に検討しなければならない。