ウェブメールで取り入れられる量に注目|嬉しい機能が満載

メール添付はもう古い

選ぶポイント

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従来、ビジネスでのファイルのやり取りといえば、メール添付という方法が一般的でした。
この方法なら、遠隔地にいても、簡単かつ確実に、届けたい相手にファイルを送ることができるからです。
しかし近年、テクノロジーの発達により、様々な情報をデータ化できるようになったことから、やりとりするファイルのひとつあたりの容量が非常に大きいというケースが増えてきました。
容量が一定の大きさを超えた場合、メール添付でファイルを送ることができません。
そこで登場してきたのが、ファイル転送サービスです。
簡単にファイル転送サービスの仕組みを説明すると、サービス業者のサーバーに、送り手がファイルをアップロードし、受け手は、サービス業者からの通知に従ってファイルをダウンロードするというものです。
これならば、大きな社内ネットワークを持っていない会社でも、簡単に大容量のファイルをやりとりすることができます。
ファイル転送サービスには個人向けと法人向けがあり、個人向けは無料であることが多いですが、法人向けは料金がかかるのが普通です。
このため、法人向けのファイル転送サービスを選ぶポイントとしては、「コスト」「セキュリティ」があげられます。
サービスを選ぶ際は、ファイルをアップロード、ダウンロードする時にパスワードを設定するなどの、情報漏洩対策がしっかりしていること、また継続運用において無理のない範囲での料金設定がされていること、といった点に注目するとよいでしょう。

自分の使い方を知っておく

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サイズの大きなファイルを相手に送るのに便利なファイル転送サービスは、いくつかの業者から提供されています。
好みのところを選んで申し込めばいいのですが、事前にいくつかの準備をしておくと自分の使い方に合った最適な業者を見つけることができます。
まず、自分がどういったシーンでファイル転送サービスを使うか、いくつか書き出してみます。
これは業者によってサービスの内容が異なるためで、自分がよく使う状況がわかっていれば、それに強い業者を選ぶことができるからです。
例としては、仕事で扱うような重要度の高いファイルについては、暗号化できるファイル転送サービスを選ぶようにします。
暗号化とはファイルが第三者に見られても内容がわからなくするもので、セキュリティ面での向上が期待できます。
復号化は受け取る相手のみができるようにするため、使いづらいといったことはありません。
普段からギガバイトを超える大きなデータを送る機会が多い方なら、大容量のファイル転送に対応したサービスが良いでしょう。
動画や画像といったものはどうしてもサイズが大きくなりがちで、通常のファイル転送サービスでは対応できない場合もあります。
それを防ぐためにも、自分が普段送信するファイルのサイズを調べておくと利用すべきサービスが見えてきます。
このように使い方を事前に調べておくと、不満もなくサービスを活用できます。
申し込みについてはサイト上のフォームからでき、使いたいプランやオプションなどを選択すれば完了します。

無料と有料を使い分ける

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企業では取引先や協業先と電子データをやり取りすることが多いのですが、メールではなくファイル転送サービスを利用することがあります。
多くの企業がこのファイル転送サービスを提供していますが、いろんな種類がありますので、それぞれの特徴について、纏めていきます。
まずは無料でサービスを提供しているものと、有料プランが設けられているものが、存在しているのです。
無料サービスもいろんなタイプがあるのですが、大抵はある一定のファイルサイズまでは、無料となっているものです。
ファイルサイズがその再現よりも大きくなった時には、有料プランになるものと、そもそも送れないとなっているものに分かれます。
無料サービスのその他の特徴として、広告が入ることがあったり、セキュリティ対策が最低限のものしか実装されていないというものがあります。
こういったことから、企業では無料サービスの利用を控える代わりに、有料サービスを契約して、自社の社員に使わせていることが増えてきています。
ファイル転送サービスの有料プランの場合、ファイルサイズはかなり大きなサイズまで対応していたり、自動的に暗号化されるようになっています。
またある一定時間が経てば、自動的にそのファイルを削除してくれたり、送受信のログを保管するなどの機能が実装されています。
有料のファイル転送サービスはこれらの機能追加により、現在の企業が求めるセキュリティ面での対応策を備えることで、企業ユーザの支持を集めているのです。